Tämä on Tocca Group Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste työnhakijalle. Laadittu 12.05.2023. Viimeisin muutos 12.05.2023.

1. Rekisterinpitäjä
Tocca Group Oy (3360929-3), Tocca HR Uusimaa Oy (3360232-3) ja Tocca HR Lappi Oy (3360233-1)
Koskelantie 5
00610 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jarmo Manninen
jarmo.manninen@tocca.fi
+358 40 593 7474

3. Rekisterin nimi
Tocca Group Oy:n ja sen tytäryhtiöiden toiminnanohjausjärjestelmän rekisteri sis. konsernin asiakasrekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri ja työntekijärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tocca Group Oy:n, Tocca HR Uusimaa Oy:n ja Tocca HR Lappi Oy:n työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen ylläpito. Tocca konsernin yritysten asiakasyritysten ja yhteyshenkilöiden tietojen ylläpito henkilöstövuokrauksen ja suorarekrytoinnin liiketoimintaa ja markkinointia varten, sekä yrityksen toimintaan liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi.

5.1. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia työnhakijan tietoja, joissa saattaa ilmetä seuraavat tiedot: koko nimi, kotiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, tilinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, veronumero, veronumerorekisterimerkintä, kansalaisuus, passikopio muu kuin Suomen kansalaiset, oleskelu- ja työluvasta kopio muu kuin Suomen kansalaiset, henkilötodistuksen kopio, lähiomaisen nimi ja puhelinnumero, koulutus, työskentelyä rajoittavat terveyshaitat, turvakartoitus, ajokorttiluokka ja auton käyttömahdollisuus, työmatkan kulkeminen, työskentelyalue, työtilanne, tieto yhteydenpidosta, työhakemustiedot, työaika, koulutustiedot, työkokemus, palkkatieto, työtehtävät, turvallisuuskorttien voimassaolo, työkohtainen osaaminen, asiakaspalautteet, työhistoria, johon kuuluu työsuhteiden alkamis- ja päättymisajat, edellisten työnantajien antamat suositukset ja työn laatu. Soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvä tiedot. Turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot.

Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu  työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot.
Toiminnanohjausjärjestelmästä lähetetyt viestit sekä tiedotteet.

5.2. Henkilötietojen poistuminen
Työnhakijan henkilötietoja säilytetään satakahdeksankymmentä (180) vuorokautta ja työntekijän henkilötietoja kolmetuhattakuusisataaviisikymmentä (3650) vuorokautta. Henkilötiedot poistetaan pyydettäessä, mutta jos tietojen säilytys on välttämätöntä esimerkiksi sopimuksen tai lakisääteisen velvollisuuden takia, tiedot säilytetään kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan käyttäjien itsensä toimesta heidän hakiessa töihin www lomakkeiden kautta tai kerätään ja lisätään henkilön suostumuksella henkilöltä itseltään hänen hakiessaan sähköpostin tai puhelimen kautta sekä henkilön suostumuksella muista tarvittavista lähteistä, jotka koskevat henkilön mahdollista työllistymistä. Henkilötietoja kerätään messuilla arvonnan yhteydessä tai muulla vastaavalla tavalla.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterissä olevat tiedot ovat Tocca konsernin eli, Tocca Group Oy:n, Tocca HR Uusimaa Oy:n ja Tocca HR Lappi Oy:n palveluksessa olevien toimihenkilöiden käytettävissä. Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille (Tocca konsernin asiakasyritykset) silloin, kun työnhakija hakee niihin töihin Tocca konserniin kuuluvan yrityksen kautta tai on vuokratyösuhteessa Tocca konsernin asiakasyrityksissä tai työnantaja hakee työnhakijaa suoraan Tocca konsernin muodostamasta rekisterin työnhakijapoolista. Työnhakijan Tocca konsernille antama CV lähetetään salatulla yhteydellä mahdolliselle työnantajalle mutta sitä ei erikseen salata. Muuten tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, ellei työnhakijan kanssa ole erikseen sovittu.

Tietoja luovutetaan tarvittaessa viranomaisten tarpeisiin lakiin perustuvien määräysten perusteella EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tocca konsernin rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja lukituissa kaapeissa, jonne pääsevät vain asiaankuuluvat toimihenkilöt. Kun rekisteritietoja säilytetään toiminnanohjausjärjestelmässä internet-palvelimella, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Verkkoyhteydet ovat suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla. Toiminnanohjausjärjestelmän internet palvelimilla säilytettävät työntekijöiden sekä Tocca konsernin asiakkaiden tiedot, sijaitsevat Suomessa. Yhteys on aina (myös sisäänkirjautumisessa) SSL-salattu. Varmuuskopiot ovat salattuja alan suosituksien mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Järjestelmään on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja käyttöoikeustasot ovat määriteltyjä käyttäjäkohtaisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla luonnollisella henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa työnhakijalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla luonnollisella henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa työnhakijalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).